Så kommer du igång med ditt intranätprojekt

Vi träffar många organisationer som vill modernisera sitt intranät, eller kanske införa ett för första gången, men är osäkra på hur de ska börja. Därför delar vi i denna artikel våra bästa tips för att du ska komma igång på ett smidigt sätt och även undvika några vanliga fallgropar.

Börja smått och bygg ut ditt intranät med tiden

Det kan kännas lockande att ta hela projektet i ett stort svep. Det kan kännas effektivt att ta med allt från dag ett, men det blir sällan den snabbaste vägen till affärsvärde. Det är ofta svårt att veta exakt hur ni vill ha det innan ni har en lösning att titta på och faktiskt använda.

Låt oss jämföra ett klassiskt ”vattenfallsprojekt” med mer agila metoder. I ett klassiskt vattenfallsprojekt planeras tidplan, budget och mål noggrant under en lång tid innan projektet startar. Det kan kännas genomtänkt och bra i planeringsfasen, men i verkligheten kan det dock leda till en icke flexibel lösning som inte alls mappar mot användarnas behov. I dagens digitala miljö förändras våra behov snabbt och då behöver vi tänka och agera mer agilt. Den största skillnaden mellan agila projekt och vattenfallsprojekt är förmågan att leverera delvärden kontinuerligt över tid, i stället för att fokusera på en enda stor leverans om något år.

Även ur ett tids- och budgetperspektiv kan det vara svårt att planera för något stort redan från start. Det kan vara svårt att få loss en stor budget eller mycket intern tid för projektet om dina kollegor i ledningen inte kan se något reellt affärsvärde än. Därför kan det vara smart att hitta vägar till att leverera värde i små portioner för att få med dig alla på resan.

Ett framgångsrikt sätt att genomföra ditt intranätprojekt mer agilt är därför att börja smått med en så kallad MVP, minimum viable product. Det innebär att du ska ställa dig frågan:

Här måste era behov styra helt och hållet, men ett exempel kan vara att börja i ett nyhetsflöde och dokumenthantering. Det är områden som många delar av verksamheten berörs av och får nytta av direkt. Så försök definiera er MVP för ett intranät i just er organisation.

Ett tips är att involvera verksamheten redan från start. På så sätt kan du förhoppningsvis hitta en del ”lågt hängande frukter” som kan införas relativt enkelt och som ger verksamheten stor affärsnytta. Det gör att användandet och engagemanget hos verksamheten ökar direkt och det är trots allt i användningen som värdet ligger, inte i tekniken. Att hitta verksamhetens reella behov och försöka ta med dessa i din MVP gör att du lockar in användarna till intranätet från dag ett. Du ger slutanvändaren en god anledning att börja varje arbetsdag i intranätet.

Ett annat tips är att titta i SharePoint’s ”lookbook”. Där finns flera exempel på möjliga utseenden på SharePoint som kan användas för att visualisera slutmålet och därmed lättare få med alla på resan. Att faktiska kunna visa något skapar mer engagemang än att bara prata om en slutbild som inte alla kan relatera till.

Ditt intranät börjar i verksamhetens behov

För att veta hur du kommer igång med din MVP av intranät ska du börja i syfte, mål och verksamhetens behov. Samla representanter av intranätets intressenter för att tillsammans brainstorma kring vilka behov som lett till att detta projekt nu är en verklighet.

Denna uppstart är otroligt viktig för att kunna pricka rätt och hitta de där lågt hängande frukterna som driver in användarna från dag ett. Här kan det ofta vara skönt med ett externt stöd och bollplank för att få in best practice och undvika fallgropar. Ni är inte de första som tänker nytt intranät och då kan det vara skönt att få inblick i vad som fungerat bra för andra och vilka misstag ni bör undvika.

En annan fördel med ett externt bollplank är att du utmanas att tänka nytt och våga ta dig utanför din bekväma zon för att hitta den mest långsiktiga lösningen för verksamheten. Ert intranät ska leva och utvecklas med verksamheten, samt anpassas och skalas med eventuella förändringar i organisationen, och då bör ni tänka långsiktigt från dag ett vilket en extern partner som Fellowmind kan stötta er med.

När ni har fångat in verksamhetens behov gäller det att översätta detta i en teknisk lösning och här kommer utmaningen att brygga mellan verksamhet och IT. Vår erfarenhet är att verksamheten och IT ofta vill samma sak i slutändan, men att de pratar olika språk och har helt olika glasögon på sig. Här gäller det att hitta rätt partner, eller interna ambassadörer, som kan agera brygga och hitta gemensamma nämnare som gör att IT och verksamheten förstår varandra och jobbar mot samma slutmål.

Tre tips för att komma igång med ditt nya intranät

Martin Löwhagen har en verksamhetsnära roll på Fellowmind. Det innebär att han stöttar organisationer i deras resa mot bland annat nya intranät, såväl strategiskt som mer hands-on.

Här är hans tre bästa tips för att komma igång med ett nytt intranät:

1. Sätt samman en projektgrupp med representanter från alla delar av verksamheten som berörs. Med andra ord, skapa en grupp som representerar slutanvändarna.

2. Var agil, börja smått och leverera lite värde hela tiden. Tänk i moduler så att lösningen blir skalbar och kan växa med verksamhetens behov.

3. Uppfinn inte hjulet själv varje gång utan ta stöd från en partner som gjort detta förr. Det gör att du blir utmanad, får en inblick i hur andra gjort och även kan undvika onödiga misstag.