Allt du behöver veta om Microsoft Viva Postat den 5 mars, 2021 Blogg

Employee Experience (EX) är lite av ett buzzword för applikationer inom HR och i början av februari lanserade Microsoft sitt erbjudande inom området, Microsoft Viva. Microsoft Viva beskrivs som en plattform för EX-applikationer och består initialt av fyra olika produkter: Insights, Connections, Topics och Learning.

Viva Insights

Viva Insights finns redan nu att använda i Microsoft Teams. Insights bygger på MyAnalytics, en annan produkt i Microsoft 365 som man oftast ser i Outlook. Initialt har Insights tre funktioner:

  • Kontakt med dina medarbetare
  • Påminnelser om uppföljning
  • Boka in fokustid

Funktionen för kontakt med dina medarbetare påminner dig att boka in 1:1-möten med utvalda personer som exempelvis din chef. Att välja ut vilka personer man får påminnelser om är lite begränsat just nu i Insights men då kan man göra detta i MyAnalytics istället. På samma sida i Insights får man även påminnelser om att följa upp olika uppgifter, mestadels baserat på email och möten. Har du exempelvis skrivit i ett email att du lovat att återkomma med mer information eller utföra en viss uppgift så kommer Insights att identifiera och påminna dig om detta.

Sista delen som finns i Insights just nu är påminnelser om att boka in fokustid i din kalender. Hur ofta är det inte som vi känner att våra dagar snabbt fylls med möten och man lämnas utan tid att utföra andra uppgifter? Insights föreslår därför möjliga tider i din kalender som du skulle kunna använda för fokuserat arbete och med ett klick så reserverar du den tiden.

Virtual commute

Under Ignite fick vi reda på att i april kommer fler funktioner som virtual commute. Virtual commute är en funktion som hjälper dig att avrunda din arbetsdag. Du får en notis om att det snart är dags att sluta jobba, därefter visas eventuella uppgifter som du åtagit dig och som du kan klarmarkera om de är gjorda, morgondagens kalender samt en möjlighet att med hjälp av Headspace starta en kortare meditation för att komma ner i varv. I slutet av veckan får du även en översikt om hur nästa vecka ser ut i kalendern och du får förslag på tider att boka in i kalendern för exempelvis fokustid, kortare raster eller bara för att hinna i kapp i mailkorgen.

Microsoft Viva Virtual Commute

Viva Connections

Intranät har vi sedan länge mest konsumerat genom vår webbläsare men nu ger Viva Connections oss möjligheten att nå det genom Microsoft Teams. Genom att lägga till Viva Connections i Teams så får vi en app som kan ha din organisations logotype och branding och samtidigt direkt ger dig en genväg till ditt intranät.

Dashboard

Men Viva Connections är mycket mer än bara en app i Teams, vi kommer även få möjligheten att ha en kurerad uppsättning länkar och smarta integrationer genom en funktion som kallas för Dashboard. Där kan man lägga till små adaptiva kort med enkla länkar, exempel senaste Covid 19-informationen, eller mer smarta lösningar där man kanske hämtar information från HR-systemet om antal semesterdagar eller visar uppgifter där man förväntas ge svar. Alla korten i dashboarden kan givetvis målgruppsstyras till utvalda användare och grupper i er organisation.

Connections i mobilen

Viva Connections kommer även att till sommaren fungera i Teams-appen på din mobil och där ser det lite annorlunda ut än om man konsumerar den via desktopversionen av Teams. I mobilläge ser man tre olika flikar – Dashboard, Feed och Resources.

Dashboard är samma funktion som beskrivits ovan medan Feed är en samling av nyheter från SharePoint samt inlägg från Yammer där man direkt kan interagera med likes och kommentarer.

Resources ger dig samma funktion som SharePoint App Bar, det vill säga en global navigering, men är också en genväg till dina mest använda siter och filer.

Ingen extra kostnad

En fantastisk trevlig nyhet som presenterades under Ignite är att Viva Connections inte kommer att kosta något extra utan ingår om ni använder Microsoft 365. Viva Connections kommer lanseras till Teams under mars så håll ögonen öppna. För att förbereda er behöver ni sätta upp en SharePoint Home Site och det kan ni läsa mer om i vårt tidigare inlägg om SharePoint App Bar. Behöver ni stöttning med hur ni gör detta så hör gärna av er till oss på DQC.

Viva Topics

Viva Topics handlar om att dela kunskap och expertis inom organisationen med hjälp av AI. Många organisationer har under åren byggt upp egna Knowledge Management-system och många gånger har det slutat i att det blir väldigt svårt att manuellt underhålla detta över tid. Det här försöker nu Microsoft lösa genom att med hjälp av sök och AI automatiskt föreslå olika ämnen som finns sparade i er organisation.

Det kan till exempel vara projekt, produkter eller kunder där ni har information utspritt på en mängd webbplatser och i dokument i Microsoft 365. Till varje identifierat ämne skapas en ämnessida som visar namn, beskrivning, förslag på personer som jobbat med ämnet, relevanta dokument samt hur ämnet kan relatera till andra ämnen. Den här informationen kan utsedda kunskapsägare kurera genom att redigera ämnet, lägga till synonymer samt verifiera relaterade personer och dokument.

Men hur visas detta då för användarna i er organisation?
Jo, dessa ämnen kommer att automatiskt bli klickbara länkar på SharePoint-sidor, i sökresultat och senare i år även i Teams och Yammer. Så om ni exempelvis har ett större projekt i er organisation så kommer användarna att snabbt kunna ta sig till en översiktssida för att läsa om projektet och hitta relaterad information. Viva Topics finns redan idag tillgängligt i era Microsoft 365-miljöer men det är en tilläggsprodukt med en separat licenskostnad per användare.

Viva Learning

Den sista modulen som Microsoft utannonserat till Viva är Viva Learning. Det är en app i Teams fokuserad på att ge er organisation en samlad plattform för lärande. I Viva Learning kan ni lägga upp egna kurser men även ta in externt innehåll från tjänster som Microsoft Learn, Pluralsight, LinkedIn Learning och edX.

Man kan enkelt söka efter olika kurser på ett och samma ställe och senare i år kommer man som ledare att kunna välja ut och rekommendera kurser till sina medarbetare. Viva Learning släpps som en förhandsversion till alla Microsoft 365-miljöer i april.

 


Niclas Carlsson
Digital Workplace Lead på DQC


Dela gärna detta inlägg: