Projektkontor i SharePoint

Att samverka i olika former av projekt är inget nytt fenomen. De har människor gjort i tusentals år. Men under de senaste åren har komplexiteten i hur vi människor startar, genomför och avslutar projekt ökat lavinartat. Med ett projektkontor i SharePoint kan ni öka affärsnyttan och kvaliteten i projekten avsevärt.

Mängden information ökar dramatiskt, projektmedlemmarna befinner sig ofta på olika geografiska platser och studier visar att endast 18 procent av projekt som genomförs upplevs som helt lyckade. Behovet av verktyg för samverkan är större än någonsin.

Du kanske känner igen frågorna som kan dyka upp vid avsaknad av effektiv projekthantering; Var finns den senast uppdaterade projektbeskrivningen? När är deadline? Vart tog anteckningarna från senaste mötet vägen? Vad hände med mitt förbättringsförslag? Vilka jobbar på projektet under sommaren? Etc. Frågor av denna karaktär kan skapa stress, förseningar och frustration.

Är ett projektkontor lösningen? Det är en viktig pusselbit. Vi får aldrig glömma att framgång bygger på teknik, människor och processer. Vi på DQC utgår från er unika verksamhet. För att nå framgång med en projektportal i SharePoint krävs en rejäl dos av självinsikt. Några av de frågor som borde besvaras är; Har ni någon projektmodell? Finns det någon policy för samverkan och planering av projekt? Hur skapar ni engagemang i projekt? Vilka problem upplever ni som störst idag? Vad skulle det innebära för er att lösa dessa problem?

Vilken funktionalitet kan du förvänta dig av ett projektkontor i SharePoint? Med SharePoint 2010 eller SharePoint Online kan ni förbättra projektstyrning och projektarbetet med en rad samarbetsvänliga funktioner. Här följer några av de mest populära.

1. Dashboard med överblick över pågående och avslutade projekt

En vanlig struktur för ett projektkontor är att startsidan är utformad som en ”dashboard” där information om de projekt som den unika användaren är med i finns. Denna övergripande yta innehåller vanligtvis info såsom:

Pågående och avslutade projekt
Projektkalender
Anslagstavla
Generell info om projektpolicy och projektmodell
Visuell knapp för att starta nytt projekt

2. Standardiserade projektytor

Genom att identifiera hur ni samverkar i projekt kan vi hjälpa er att ta fram ett fåtal standardiserade projektytor. På detta sätt blir det användarvänligt och bekant för de anställda då de startar nya projekt. Varje projektyta får ett unikt URL med åtkomst var som helst, när som helst. Väl inne på projektytan finns sådant som gemensam dokumenthantering, anteckningar, kalender, att-göra-lista, diskussionsforum etc.

3. Behörighetshantering

Att bjuda in projektmedlemmar och tilldela behörighetsnivå till projektytorna ska vara en snabb och enkel process. Vi rekommenderar att tre olika behörighetsnivåer upprättas.

Ägare av projektytan:
Användare i den här gruppen har fullständig behörighet till projektytan. Med fullständig behörighet menas exempelvis möjlighet att modifiera sidstruktur, lägga till nya bibliotek eller hantera medlemskap.

Medlemmar av projektytan:
Användare i den här gruppen har deltagare-behörighet till projektytan. Med deltagare-behörighet menas exempelvis möjlighet att skapa och modifiera innehåll.

Besökare av projektytan:
Användare i den här gruppen har enbart läsbehörighet till projektytan.

4. Gemensam dokumenthantering

Med SharePoint som plattform för dokumenthantering medföljer en rad smarta funktioner som direkt kan kopplas till ökad produktivitet och verksamhetsnytta. Genom att ha en gemensam dokumentyta för varje projekt råder inga frågetecken om var dokumenten till respektive projekt hör hemma.

Här kommer några exempel på fördelar mer dokumenthantering i SharePoint:

Versionshantering
Metadata för dokument
Kraftfull sökmotor med indexering
Betygsättning av dokument
Arbetsflöden
Åtkomst via webbrowser
Enkel administration av behörigheter
Stöd för återskapande av raderade dokument
Stöd för att checka in/ut dokument för editering

För varje dokument finns en versionshantering, vilket innebär att samtliga tidigare versioner sparas i ett och samma dokument. Dokumenten går att betygsätta, kommentera och gilla (om man så önskar). Den stora fördelen finns i samarbetsmöjligheterna för dokumenten. Det går även att skapa arbetsflöden för exempelvis godkännande av dokument.

5. Att-göra-Listor / Ärendehantering

Med hjälp av listor i SharePoint går det enkelt att sätta upp ärenden och uppgifter. Varje ärende/uppgift kan exempelvis klassificeras och tilldelas till olika personer. Genom att upprätta en klassisk ”att-göra-lista” kan ni exempelvis övervaka vem som äger uppgiften, hur många procent klar uppgiften är och vilken status den har. Som projektägare är det populärt att ställa in aviseringar för ärenden kopplade till projektet. På detta sätt kan ett sammanfattande mail genereras automatiskt dagsvis eller veckovis till projektägaren innehållande information om förändringar och status på att-göra-listan.

6. Gemensam projektkalender

Genom att ha en gemensam projektkalender kan ni undvika frågetecken runt mötesdatum, viktiga deadlines och datum. Om ni dessutom använder Microsoft Outlook kan ni enkelt synkronisera projektkalendern till Outlook.

7. Diskussionsforum och Anslagstavla

Det är viktigt att få projektytorna ”levande” för att driva upp engagemanget från projektmedlemmarna. Med hjälp av diskussionsforum kan ni hantera ärenden och frågeställningar (FAQ) och bemöta löpande frågor på ett sätt så att de blir tillgängliga för samtliga projektmedlemmar. Det kan även vara lämpligt att upprätta en anslagstavla för lättare sociala diskussioner runt projektet.

8. Bjud in externa projektmedlemmar

Många av de projekt som pågår innefattar ofta en eller flera externa projektmedlemmar. De kan vara en konsult, en samarbetspartner, en leverantör eller en kund. Med SharePoint skapas möjlighet att även bjuda in externa medlemmar och tilldela önskad behörighetsnivå.

Nyfiken på att veta mer? Varmt välkommen att kontakta mig,

/Gustav Söderkvist